VA per E-Mail einladen

Öffne den Tab Team und klicke auf Einladen. Gib die E-Mail-Adresse des Assistenten ein, wähle die gewünschten Zugriffsrechte aus und sende die Einladung. Der Assistent erhält eine E-Mail, um sein Konto zu erstellen und deinem Team beizutreten.

Einladungen laufen ab nach etwa 7 Tagen. Wenn eine Einladung abläuft, bevor sie angenommen wurde, bitte den Inhaber, sie erneut zu senden (dadurch wird die Frist erneuert).
Du siehst das Zustellungsergebnis — anstatt still eine Zeile anzulegen, teilt FluidTalk dir mit, ob die E-Mail gesendet, fehlgeschlagen oder übersprungen wurde (wenn der E-Mail-Dienst nicht konfiguriert ist). Falls die E-Mail nicht gesendet wurde, nutze Erneut senden oder teile den Einladungslink manuell.

Rollen: Inhaber vs. Assistent

Es gibt zwei Rollen auf einem Konto:

Inhaber — vollständiger Zugriff auf alles, einschließlich Tarif, Abrechnung und den Team-Tab. Inhaber bestehen jede Berechtigungsprüfung automatisch.
Assistent (VA) — eingeschränkter Zugriff. Ein VA kann nur die Tabs öffnen, die du freigibst, und nur mit den Personas arbeiten, die du erlaubst. Alles andere ist ausgeblendet oder gesperrt.

Berechtigungen — was du pro VA vergibst

Der Zugriff jedes VA wird durch zwei Dinge definiert: welche Tabs er öffnen darf und welche Personas er bearbeiten darf.

Tab-Zugriff

Aktiviere beliebige Module pro Assistent:

Dashboard — die Kontoübersicht.
Marketplace — Engine-Vorlagen durchsuchen und importieren.
Persona Forge — Personas und deren Fotos erstellen und bearbeiten.
Engine Builder — Conversation-Engines entwerfen und bearbeiten.
API / Wiring — die Wiring-Lab-Links und API-Schlüssel.
Chats — Gespräche anzeigen und bearbeiten.
Docs — die In-App-Dokumentation.
Analytics — aufgeteilt in drei unabhängige Dimensionen (siehe unten).

Persona-Einschränkung

Du kannst einen VA mit der Persona-Auswahl auf bestimmte Personas beschränken. Wähle die Personas aus, mit denen er arbeiten darf — alles andere ist für ihn gesperrt. Eine leere Auswahl bedeutet Zugriff auf alle Personas — der Standard, ohne Einschränkung.

Analytics-Dimensionsbereiche

Der Analytics-Zugriff ist in drei Bereiche aufgeteilt, die du unabhängig voneinander vergibst:

Volumen — Chat- und Session-Volumen sowie der Phasen-Funnel.
Conversions — Conversions, Conversion-Raten und der Conversion-Funnel.
Umsatz — Umsatzzahlen und Lead-Werte.

Du kannst einem VA zum Beispiel Volumen und Conversions gewähren, während der Umsatz privat bleibt. Unter Analytics findest du, was jede Dimension enthält.

Einladungen verwalten

Solange eine Einladung noch aussteht, kannst du:

Erneut senden die Einladungs-E-Mail. Das erneute Senden unterliegt einer Abklingrzeit (der Button zeigt die verbleibende Wartezeit), und jedes erneute Senden erneuert die 7-Tage-Frist — eine zuvor abgelaufene, aber noch ausstehende Einladung wird damit wieder gültig.
Stornieren eine ausstehende Einladung zurückziehen, bevor sie angenommen wird.
Berechtigungen bearbeiten bei einer ausstehenden Einladung — die Änderungen werden automatisch übernommen, sobald der Assistent beitritt.

Zugriff eines VA entziehen

Öffne ein aktives Mitglied und klicke auf Entziehen, um dessen Zugriff zu entfernen. Berechtigungsänderungen bei einem aktiven Mitglied werden sofort für die nächste Session des Assistenten gespeichert.

Das Team-Aktivitätsprotokoll

Das Aktivitätsprotokoll zeichnet auf, wer was in deinem Team getan hat — die neuesten Einträge zuerst. Erfasste Aktionen umfassen:

Einladen — ein VA wurde eingeladen.
Annehmen — ein VA ist beigetreten.
Stornieren — eine ausstehende Einladung wurde zurückgezogen.
Erneut senden — eine Einladungs-E-Mail wurde erneut gesendet.
Abgelaufen — eine Einladung ist nach ihrer Frist abgelaufen.
Entzogen — der Zugriff eines VA wurde entfernt.
Berechtigungsänderung — die Tabs oder der Persona-Bereich eines VA wurden bearbeitet.

Registrierungszustimmung

Wenn ein VA eine Einladung annimmt und sich registriert, ist die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen zur Kontoerstellung erforderlich. Die Newsletter-Anmeldung ist optional.

Entziehen entfernt den Zugriff — es löscht nicht den Login

Das Entziehen eines VA entfernt nur dessen Zugriff auf dein Konto. Es löscht nicht den Login — der VA verliert den Zugriff sofort, kann aber später erneut eingeladen werden. Alle von ihm erstellten Inhalte (Personas, Engines, Chats) bleiben in deinem Konto.

Dein Tarif begrenzt die Anzahl der VAs

Die Anzahl der virtuellen Assistenten, die du einladen kannst, ist durch deinen Tarif begrenzt. Unter Tarife & Abrechnung findest du das VA-Kontingent pro Stufe.

Team & virtual assistants