Docs

Team & virtual assistants

Invite virtual assistants to help run your account, then scope exactly what each one can see and do — down to the tabs they open, the personas they touch, and the analytics they read.

Een VA uitnodigen via e-mail

Open het tabblad Team en klik op de knop uitnodigen. Voer het e-mailadres van de assistent in, kies de toegang die ze moeten krijgen, en verstuur de uitnodiging. Ze ontvangen een e-mail om hun account aan te maken en bij jouw team te voegen.

  • Uitnodigingen verlopen na ongeveer 7 dagen. Als een uitnodiging verloopt voordat deze is geaccepteerd, vraag dan de eigenaar om hem opnieuw te versturen (waarmee de timer opnieuw start).
  • Je ziet de bezorgstatus — in plaats van stilletjes een rij aan te maken, vertelt FluidTalk je of de e-mail verzonden, mislukt of overgeslagen is (wanneer de e-mailservice niet geconfigureerd is). Als de e-mail niet is verzonden, gebruik dan Opnieuw versturen of deel de uitnodigingslink handmatig.

Rollen: Eigenaar vs. Assistent

Er zijn twee rollen op een account:

  • Eigenaar — volledige toegang tot alles, inclusief het abonnement, facturering en het Team-tabblad. Eigenaren doorstaan altijd elke toestemmingscontrole.
  • Assistent (VA) — beperkte toegang. Een VA kan alleen de tabbladen openen die jij verleent en alleen werken met de persona's die jij toestaat. Al het overige is verborgen of geblokkeerd.

Rechten — wat je per VA verleent

De toegang van elke VA wordt bepaald door twee dingen: welke tabbladen ze kunnen openen en welke persona's ze mogen beheren.

Toegang tot tabbladen

Schakel per assistent een willekeurige combinatie van deze modules in:

  • Dashboard — het accountoverzicht.
  • Marketplace — door engine-templates bladeren en ze importeren.
  • Persona Forge — persona's en hun foto's aanmaken en bewerken.
  • Engine Builder — conversatie-engines ontwerpen en bewerken.
  • API / Wiring — de koppelingen van het Wiring Lab en API-sleutels.
  • Chats — gesprekken bekijken en beheren.
  • Docs — de ingebouwde documentatie.
  • Analytics — opgesplitst in drie onafhankelijke dimensies (zie hieronder).

Persona-afbakening

Je kunt een VA beperken tot specifieke persona's via de persona-toegangskiezer. Kies de persona's waarmee ze mogen werken — alles wat niet geselecteerd is, is voor hen buiten bereik. Een lege selectie betekent alle persona's — de standaardinstelling, zonder beperking.

Analytics-dimensiebereiken

Analytics-toegang is op drie manieren gesplitst, en je verleent elke dimensie afzonderlijk:

  • Volume — chat- en sessievolume plus de fasefunnel.
  • Conversies — conversies, conversieratio's en de conversiefunnel.
  • Omzet — omzetcijfers en leadwaarden.

Je kunt een VA bijvoorbeeld toegang geven tot Volume en Conversies terwijl je Omzet privé houdt. Zie Analytics voor wat elke dimensie bevat.

Uitnodigingen beheren

Zolang een uitnodiging nog in behandeling is, kun je:

  • Opnieuw versturen de uitnodigingse-mail. Opnieuw versturen heeft een wachttijd (de knop toont de resterende wachttijd), en elke nieuwe verzending verlengt de 7-daagse vervaltermijn, zodat een eerder verlopen maar nog openstaande uitnodiging weer geldig is.
  • Annuleren een openstaande uitnodiging om deze in te trekken voordat ze wordt geaccepteerd.
  • Rechten bewerken op een openstaande uitnodiging — de wijzigingen worden automatisch toegepast zodra de assistent lid wordt.

De toegang van een VA intrekken

Open een actief lid en klik op Intrekken om hun toegang te verwijderen. Rechtenmutaties op een actief lid worden direct opgeslagen voor de volgende sessie van de assistent.

Het teamauditlogboek

Het Activiteitenlogboek registreert wie wat op jouw team heeft gedaan, met de meest recente acties bovenaan. Bijgehouden acties zijn onder andere:

  • Uitnodigen — een VA werd uitgenodigd.
  • Accepteren — een VA is lid geworden.
  • Annuleren — een openstaande uitnodiging werd ingetrokken.
  • Opnieuw versturen — een uitnodigingse-mail werd opnieuw verzonden.
  • Verlopen — een uitnodiging verstreek na de vervaltermijn.
  • Intrekken — de toegang van een VA werd verwijderd.
  • Rechtenmutatie — de tabbladen of persona-afbakening van een VA werden gewijzigd.

Registratietoestemming

Wanneer een VA een uitnodiging accepteert en zich registreert, is het accepteren van de siteregels verplicht om het account aan te maken. De nieuwsbriefinschrijving is optioneel.

Intrekken verwijdert toegang — het verwijdert de login niet

Het intrekken van een VA verwijdert alleen hun toegang tot jouw account. Het verwijdert hun login niet — de VA verliest direct hun toegang, en je kunt ze later opnieuw uitnodigen. Elk werk dat ze hebben aangemaakt (persona's, engines, chats) blijft in jouw account.

Jouw abonnement beperkt het aantal VA's dat je kunt hebben

Het aantal virtuele assistenten dat je kunt uitnodigen, wordt bepaald door jouw abonnement. Zie Abonnementen en facturering voor het VA-limiet per tier.

Gerelateerd

Team & Virtual Assistants — FluidTalk Docs | FluidTalk